İnsanda hafıza ne kadar önemli ise kurumlarda da en az o derecede önemlidir.
Bilindiği üzere hafıza en temel anlamı ile “Bilgiyi işleyip beynin yapısına uygun bir biçimde saklayarak, gerektiğinde kullanabilme becerisi” dir. Kurumlar için ise geçmişten bugüne kadar sahip olunan tüm veri ve bilgilerin saklanması ve gerektiğinde tekrar kullanılabilmesidir.
Her kurum amaç ve hedefleri doğrultusunda faaliyetlerini icra ederken kendi birim/departman, vatandaş/müşteri veya resmi makamlarla iş akışı ve süreçleri çerçevesinde belge alır, belge üretir veya gönderir. Bu belgelerin mevzuatta öngörülen süre boyunca arşivlenerek saklanması suretiyle de evrak üzerinde kurumsal hafıza oluşmuş olur.
Kurumların bilgiyi toplayan ve şekil veren unsurları sistemi kullananlardır. Bu nedenle kullanıcıların kurumsal hafızayı oluşturma ve korumadaki rolü üst seviyededir.
Kurumlarca farklı format ve hacimdeki bilgilerin kaydedilmesi, saklanması ve zamanı geldiğinde tekrar kullanıma sunulması şeffaflık, hesap verebilirlik anlayışının gereği olduğu gibi karşı karşıya kalınabilecek itham ve ispatlara cevap verebilme adına da önemlidir.
Bilgiyi sadece belge veya kayıt anlamında düşünmemek, kurum personelinin tecrübe ve deneyimlerini de bu işin içine katmak lazım. Bu manada bir kurum için kurumsal hafızayı değerlendirmede insan kaynağı ve özellikle de hizmet geçmişi eskilere dayanan personel çok önemlidir. Öyle ki bazı durumlarda emekli olmuş personelin bilgi ve tecrübesine başvurmak gerekebilir. Ancak bu en son çare olmalıdır. Çok özel durumları saymazsak olması gereken ve ideal olan kurumsal hafızanın kolektif olmasıdır.
Dolayısıyla bir kurumun faaliyet alanı ile ilgili tüm bilgi ve belgelerin kişi veya kişilere bağlı olmadan bir sistem dahilinde muhafaza edilmesi, bunu yaparken de erişim ve güvenlikle ilgili standartların olması bu işin temelidir.
Diğer taraftan bireylerde sıklıkla görülen ve çoğu zaman kayda değer sorunlara yol açmayan unutkanlık ya da yanlış hatırlama gibi durumlar, kurumlar söz konusu olduğunda çok ciddi sorun ve kayıplara neden olabilir.
Bunun için “Yazdığını yap, yaptığını yaz” yaklaşımı kurumsal hafızanın oluşması için kaynak ve delil niteliği taşıyan kayıtların oluşmasında önemlidir.
Bilindiği üzere kamu idareleri bağlamında her kurumun birim ve kurum arşivi olması mevzuat gereğidir. Ancak arşiv düzeni büyük küçük tüm işletmeler için de gereklidir. Amaç ve hedeflere ulaşabilmek için mutlaka iyi bir arşiv yönetimi yapılması gerekir. Bunun gereği de evrak ve kayıtların numaralandırılması, tasnifi, uygun koşullarda muhafaza edilmesi, güvenliğinin sağlanması, istenen belgelerin zamanında ve istenildiği şekilde hatasız olarak kullanıma sunulmasıdır.
Nitekim 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nda yer alan iç kontrol sisteminin dört ana hususundan biri de “Malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini” sağlamaktır.
Bu husus hızlı ve hatasız karar verebilmek adına önemlidir.
Sonuç olarak yasal süreçlerin eksiksiz bir şekilde yürütülmesi yanında iş akışının sağlıklı yürümesi, kalite standartlarının korunması, verimlilik ve performans takibi için iyi bir arşiv yönetiminin gerekliliği aynı zamanda kurumsal hafızanın oluşması için de vazgeçilmez bir ihtiyaçtır.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder