Kriz İletişiminin Önemli Noktaları

 

    Kriz iletişiminde göz önünde bulundurulması gereken en önemli noktalar şu şekilde

sıralanabilir (Regester 1989:140-142):

- Kriz ortamlarında değerlendirilebilecek şekilde isimleri, adresleri ve telefon

numaralarıyla medyanın belirlenmesi,

 - Örgütün risk altında olabileceği düşünülen her kesimi hakkında arka plan bilgilerini

içeren planlar hazırlanması,

- Hazırlanan bu planların sürekli güncel tutulması ve hem örgüt yönetiminde hem de

risk altındaki kesimlerde el altında hazır bulundurulması,

- Basın toplantıları için ve medyanın en son bilgileri toplayabileceği bir odak noktası

olarak da faaliyet gösterecek bir basın odası hazırlanması,

- Medyadan gelebilecek telefonları cevaplayacak bir acil basın merkezi oluşturulması,

- Basın merkezinde gerekirse 24 saat hizmet verecek şekilde ekipman ve araç desteği

ayarlanması,

- Üst düzey halkla ilişkiler temsilcisinin kriz yönetimi ekibinin bir parçası olduğunun

ve oluşturulacak bir kriz yönetim ekibi içinde yer almasının sağlanması,

- Kriz esnasında mümkünse acil kontrol merkezi olarak değerlendirilen kriz yönetim

odasına bitişik bir oda hazırlanması ve bu odaya kriz yönetim ekibi lideri ve basın bildirisini

hazırlayacak kişinin dışında kimsenin alınmaması,

- Acil durumda çabucak doldurulacak boşluklar içeren bir basın bildirisini önceden

hazırlanması,

- Kriz ortamında yeni veriler ele geçtikçe yeni basın bildirilerinin hazırlanarak verilerin

hedef kitleyle medya aracılığıyla paylaşılmasının sağlanması,

- Basın bildirilerinin hem örgüt içindeki hem de örgüt dışındaki aktörlere medyadan

önce dağıtılması,

- Örgütle, örgüt dışına haberleşmeyi sağlayan görevlilerin, yani santralde görev

yapanların eğitilerek, kriz durumunda gelecek telefonların hangisinin kime yönlendirileceğini

bilmesinin sağlanması,

- Kriz durumunda yapılabilecek basın konferanslarının zamanlarını da olabildiğince

çabuk, bu durumda medyadan gelebilecek telefonların baskı oluşturmasının önüne geçilmesi,

- Her basın konferansı için hazırlıksız çıkılmaması ve önceden yeterli hazırlık yapılması, 

95

- Kriz ortamında yürütülecek bütün iletişim süreci boyunca doğru olunması, dürüst

davranılması, spekülasyon yapılacak ortamların oluşturulmaması,

- Krizin suçunu veya hatasını başkasına atarak sorumluluğun başkalarına

yüklenilmemesi,

- Bu durumdan dolayı üzüntülerin ve endişelerin olduğu ifade edilerek her zaman

insanların maddi varlıkların önünde tutulması gerekir.

Bu iletişim sisteminin oturtulmasında önemli olan diğer unsurları da Göztaş şu şekilde

özetlemektedir (1997: 60-61):

- Örgüt dâhilinde etkin ve güvenilir bir bilgi akışının sağlanması,

- Kriz yönetimi planında öngörülen her krize hitap edebilecek bir iletişim planının

geliştirilmesi ve kriz iletişim planının sürekli güncel tutulması,

- Durumun asla hafife alınmaması, planlarda oynama olabileceğinin ve insani

endişelerin giderilmesi gerektiğinin kabul edilmesi,

- Personel için bir iletişim çizelgesinin hazırlanması ve dağıtılması,

- Örgütün tek yetkili bilgi kaynağı hâline getirilmesi ve krizle ilgili açıklanabilecek her

şeyde ivedilikle açıklama yapılması,

- Örgüt sözcüsünün eğitilmesi,

- Kusur varsa açık yüreklilikle belirtilmesi, ancak yoksa suçsuzluğun kanıtlanması için

her yola başvurulması,

- Durumun abartılmadan, krizin etkilerinden kurtulup normal seyre dönülmesi için

yapılanların ve yapılacakların açıklanması

- Kriz planına uyulması, örgüt misyonunun ve ana hedeflerinin unutulmaması,

- Örgüt içi ve dışı iletişim kanallarının sürekli açık tutulması, problemlerin görmezden

gelinmemesi,

- Kriz yönetim ekibinin basın merkezine güvenmesi ve krizi kontrol altına almak için

atılan her adımdan haberdar etmesi,

- Kriz anında irtibata geçilecek kişilerin güncel listesinin hazır bulundurulması ve

- Alınan kararların öncelikle personele iletilerek içte huzursuzluk çıkmasına mutlaka

engel olunması, grup ruhu yaratılmasıdır.

Bir kriz sırasında etkili iletişim, bir örgütün en önemli önceliği olmalıdır. Bu nedenle

bir iletişim stratejisi, elde bulunan en doğru bilginin en hızlı şekilde ulaştırılmasına gayret 

96

etmelidir. Bu da bir iletişim protokolü oluşturarak, bir şirket sözcüsü seçip eğiterek, hedef

kitlede anahtar izleyiciler ve anahtar mesajlar tespit ederek kriz gerçekleşmeden önce en uygun

iletişim yöntemine karar vererek elde edilebilir (Bernstein 1990: 76-79 aktaran Penrose 2000:

158). Kriz yönetimi kriz sırasında yeterli iletişim araçlarına sahip olmalıdır. Bütün bu

malzemeler kriz yönetiminin daha aktif ve hızlı hareket etmesini sağlamak için gereklidir.

Örgütte kriz döneminde bulundurulması gereken iletişim araçları ve donanımları örgüt

yönetiminin krize müdahalesi ve krizin hedef kitle tarafından doğru algılanması için ilk adımı

ifade etmektedir. Örgütten bilgi aktarımı sağlanması iletişim araçlarının etkin kullanılmasıyla

sağlanmaktadır.